Основным документом по контролю насосной станции в процессе эксплуатации является журнал учёта её работы. Он может содержать информацию по одной станции или по группе агрегатов, размещённых в одном сооружении.
Журнал содержит документацию по характеристике насосных агрегатов, учёту работы этих агрегатов, приёмного резервуара и решётки. Предусмотрены разделы по дежурству на станции с отметками о приёме и сдаче, а также для замечаний и указаний лиц, осуществляющих поверку.
Из показателей основного оборудования в журнале отражаются данные по наработке часов каждым агрегатом, напору и производительности насоса, объёму перекачиваемых стоков, величине потребляемого электродвигателями тока и расходу электрической энергии. Эта информация берётся с приборов контроля и измерения, которыми должна быть оснащена любая канализационная насосная станция. Количество задержанных решёткой отбросов определяется их объёмом.
Также в журнал вносятся записи дежурных по выявленным при смене неисправностям оборудования. Регистрируются аварийные ситуации и принятые меры по их ликвидации. При рассмотрении аварий первым делом изучаются эта информация и мероприятия по замечаниям и указаниям поверяющих лиц.